Openflex avis 2022 : logiciel rentable et sécurisé

Openflex est un des leaders sur le marché de l’ERP dédié à tous les secteurs de la gestion d’entreprise et compte actuellement plus de 1650 clients dans près de 40 pays.

Dans cette revue, nous allons donner notre avis sur leur module Achat & Stock, dédié à la gestion des stocks, des mouvements et de l’approvisionnement des produits, et des alertes avec les stocks réels et virtuels.

Openflex est un excellente solution de gestion de stock, couplé avec une suite logicielle dans son ERP comprenant la gestion de la facturation la comptabilité, la gestion de la caisse et du GRH entre autre. Il a été élu au TOP des meilleurs logiciels de gestion des stocks 2022 dans notre dernier comparatif sur stockmag.

Infos Rapides sur Openflex

Catégorie	Informations
Prix	149,99€ (achat unique)
Note client	4,7 / 5 sur openflex.cloud (vérifié par Checkust)
Plateformes disponibles	Cloud, Android
Fonctions principales	ERP, Gestion d’achats, Gestion de stocks

Prix

Le module Achat & Stock est au prix de 149,99€ pour un achat unique (sans abonnement). Autrement dit, le module vous appartient à vie, prenant en compte toutes les évolutions du logiciel sans frais, pratique !

Avis client

Heriald, gérant hôtelier, a commencé par un module d’Openflex sans abonnement. Pas très cher et facile d’utilisation, 1 mois après il a continué d’acquérir d’autres modules de la suite ERP.

Plateformes disponibles

Openflex est disponible en version Cloud, accessible depuis tout appareil disposant d’un navigateur web et d’un accès internet. Openflex propose également une application Android disponible sur Google Play Store (uniquement pour le point de vente).

Les centres informatiques hébergeant les serveurs d’Openflex sont certifiés ISO 27001 pour garantir un excellent niveau de sécurité des informations clients. Les ingénieurs systèmes prennent en charge toute la maintenance pour assurer un service SLA supérieur à 99,9% pour vous garantir une disponibilité de votre logiciel de gestion de stocks.

Fonctions principales

Le module Achat et Stock est conçu pour la gestion de stocks, des entrepôts et des commandes. C’est un élément essentiel de la suite Openflex ERP qui s’imbrique parfaitement avec son module Ventes et CRM pour la gestion de la facturation.

Son accessibilité 24/7/365 grâce à son mode SaaS, son import et export de données, avec sa gestion des code-barres et des codes QR, son historique des actions, commandes et interventions clients font d’Openflex un logiciel d’entreprise complet.

Prise en Main d’Openflex

L’interface simple d’Openflex présente chacune des rubriques dans la barre des menus, en haut de l’écran. On retrouve ensuite les boutons d’action, sur le volet latéral gauche, qui changent selon la rubrique sélectionnée.

Voyons en détail la prise en main de chacun de ces menus dans l’ordre suivant :

• Accueil : interface avec les KPI et indicateurs de performance ;
• Tiers et Contacts : pour la gestion des profils clients et fournisseurs, ainsi que leurs contacts associés ;
• Produits et Services : pour la gestion des stocks et commandes fournisseurs ;
• Commercial : pour la gestion de la facturation ;
• Comptabilité et Trésorerie : pour la gestion des journaux, du grand livre et des états financiers ;
• Banques et Caisses : pour la gestion financière.

Accueil

Dans la rubrique accueil, on retrouve un tableau de bord avec des indicateurs clés simples montrant le nombre de tâches à traiter :

• Propositions commerciales ;
• Commandes clients ;
• Commandes fournisseurs ;
• Écritures à rapprocher ;
• Chèques à déposer.

On y trouve également les indicateurs clés des statistiques affichant les quantités des :

• Utilisateurs ;
• Clients ;
• Prospects ;
• Fournisseurs ;
• Contacts ;
• Produits ;
• Services ;
• Commandes clients ;
• Commandes fournisseurs ;
• Factures fournisseurs ;
• Propositions commerciales fournisseurs.

Tiers et Contacts

Les tiers sont les clients, prospects et fournisseurs d’une entreprise. Dans cette deuxième rubrique, Openflex nous donne une vue globale sur le total de tiers uniques à l’aide d’un graphique circulaire.

À l’aide du volet latéral, on peut facilement naviguer à travers les menus. Dans le premier menu déroulant appelé “tiers”, on retrouve :

• Les statistiques globales des tiers (clients, prospects et fournisseurs) ;
• Création d’un nouveau tiers dans les contacts ;
• Liste globale des tiers ;
• Liste des prospects ;
• Création d’un nouveau prospect ;
• Liste des clients ;
• Création d’un nouveau client ;
• Liste des fournisseurs ;
• Création d’un nouveau fournisseur.

Le menu déroulant suivant, “contacts et adresses”, qui est similaire au premier, on retrouve :

• Les statistiques globales des tiers ;
• Création d’un nouveau contact / adresse ;
• Liste des contacts / adresses ;
• Liste des contacts / adresses (prospects) ;
• Liste des contacts / adresses (clients) ;
• Liste des contacts / adresses (fournisseurs) ;
• Autres (contacts non liés à des tiers).

Produits et services

Dans cette rubrique, on retrouve les listes des produits, services, entrepôts et expéditions. Chacun de ces éléments aura une fiche sur laquelle sont renseignées les informations générales qui permettent d’optimiser leur inventorisation, classification et traçabilité.

Dans la sous-rubrique des produits on retrouve :

• Produits, ou l’espace des produits ;
• Nouveau produit pour ajouter un produit ;
• Liste des produits ;
• Stocks ;
• Stocks par lot / série ;
• Statistiques des produits.

Dans la sous-rubrique des services :

• Services, ou l’espace des services :
• Nouveau service pour ajouter un service ;
• Liste des services ;
• Statistiques des services.

Dans la sous-rubrique des entrepôts :

• Entrepôts : espace des entrepôts ;
• Nouvel entrepôt : ajouter un service ;
• Liste des entrepôts ;
• Nouvel inventaire : correction du stock par entrepôt ;
• Mouvements : entrées et sorties de stock ;
• Transfert de stock en masse ;
• Réapprovisionnement.

Dans la dernière sous-rubrique on retrouve les expéditions :

• Expéditions : espace des expéditions ;
• Nouvelle expédition : ajouter une expédition ;
• Liste des expéditions ;
• Statistiques des expéditions.

Commercial

Cette rubrique est dédiée à la gestion de la facturation complète. Elle permet de créer les documents commerciaux et d’avoir le suivi des ventes et des commandes clients et fournisseurs. On y retrouve :

• Espace commandes clients / fournisseurs ;
• Nouvelle commande clients / fournisseurs ;
• Liste des commandes clients / fournisseurs ;
• Statistiques des commandes clients / fournisseurs.

Comptabilité et Trésorerie

On retrouve dans cette rubrique la facturation, la comptabilité (journaux, plans comptables, grand livre), les états financiers, et la déclaration TVA.

Banques et Caisses

Cette rubrique est dédiée à la gestion des banques, caisses et comptes bancaires.

Fonctionnalités d’Openflex Achats & Stocks

Détaillons maintenant ce module conçu pour gérer les stocks et approvisionnements en entreprise.

Gestion des stocks

Openflex planifie et gère les stocks en intégrant les informations essentielles de chaque produit qui sera ajouté dans l’inventaire. Son interface nous donne, à l’aide d’un tableau, une vue d’ensemble sur les statistiques des produits :

• En vente ou en achat ;
• En vente et en achat ;
• Hors vente et hors achat : produit non affiché dans le listing produits disponibles.

Dans l’inventaire, on retrouve le catalogue des produits et des services, qui peut également être basculé sur les familles de produits et services. Sur l’affichage de l’inventaire, on retrouve sur chaque produit :

• Les limites de stock d’alerte ;
• Le stock désiré optimal ;
• Le mouvement des stocks ;
• L’état de vente des produits ;
• L’état d’achat des produits ;
• Gestion des dates de péremption.

Gestion des entrepôts

Openflex numérise les entrepôts physiques pour optimiser le suivi du mouvement entrant et sortant du stock. À l’aide de codes-barres et codes QR, Openflex identifie chacun des produits manipulés dans l’entrepôt ce qui permettra ensuite de :

• Faciliter l’accès aux informations de chaque produit ;
• Assurer la conformité des documents de vente ;
• Éviter les erreurs lors de l’ajustement de vos stocks.

Ayant les prix et quantités de chaque produit de l’entrepôt, Openflex génère automatiquement la valorisation des stocks à chaque entrées et sorties. En utilisant la méthode du prix moyen pondéré (PMP), il permet d’avoir le rapport des coûts de vos stocks en temps-réel.

Openflex propose également le transfert en masse de stock qui permet de déplacer une grande quantité de produits d’un entrepôt à l’autre.

Gestion des contacts

Openflex enregistre et répertorie les informations des fournisseurs, prospects et clients pour faciliter la traçabilité de leurs coordonnées, de l’historique de leurs interactions, de leurs documents etc. 

Sur la fiche d’un contact, on retrouve les coordonnées :

• Nom du tiers ;
• Nom alternatif du contact ;
• Prospect / client / fournisseur ;
• Code client / fournisseur ;
• État : actif / clos ;
• Adresse / Ville / Pays / Département ;
• Code postal ;
• Email / téléphone / fax / web ;
• Coordonnées GPS ;
• Assujetti à la TVA / numéro de TVA ;
• Type de tiers (client / fournisseur / prospect) ;
• Effectif (taille de l’entreprise) ;
• Forme juridique ;
• Capital ;
• Assujetti à la deuxième taxe ;
• Incoterms.

Gestion des commandes clients

Openflex permet d’enregistrer les commandes des clients et y indiquer les informations essentielles au bon déroulement de la livraison :

• Date prévue de livraison ;
• Conditions de règlement ;
• Mode de règlement ;
• Délai de livraison ;
• Méthode d’expédition.

Openflex donne un rapport en temps-réel de l’état des commandes client. Voici les 5 états selon l’évolution des commandes :

• Brouillon : à la création d’une commande client ;
• Validée : quand le client confirme son achat ;
• En cours : commande en attente de livraison ;
• Livrée : quand le client reçoit la livraison ;
• Annulée : annulation de la commande du client.

Gestion des commandes fournisseurs

Openflex enregistre également les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs. Les commandes de réapprovisionnement peuvent être créées manuellement, ou semi-automatiquement lorsque le seuil minimum d’un produit est atteint.

Une limite pour le seuil minimum peut être renseignée dans la fiche de chaque produit afin que. Lorsque la quantité d’un stock de produit est inférieur à la limite, le produit est automatiquement ajouté dans la liste des commandes de réapprovisionnement, dans laquelle une nouvelle commande fournisseur peut être générée.

Openflex permet également l’édition de devis, factures, bons de commande et bons de réception pour les fournisseurs, dans lesquels seront mentionnés les produits fournisseurs et leurs prix. Une liste des produits fournisseurs créés manuellement ou être importée dans la base d’Openflex via un fichier au format excel avec les extensions .CSV ou .XLSX.

Les autres modules d’Openflex

Openflex propose 23 autres modules intégrables pour les autres facettes d’une entreprise :

•  Vente & CRM ;
•  Point de vente ;
•  Compta & Finance ;
•  RH & Paies ;
•  Gestion de projets ;
•  Flotte de véhicules ;
•  Gestion de la production ;
•  Hôtel ;
•  Primes commerciales ;
•  Multi-devise ;
•  Association ;
•  CVthèque ;
•  Station Essence ;
•  Costing ;
•  Signature Scannée ;
•  Comptabilité analytique ;
•  PayPal ;
•  Ressources Matérielles ;
•  Billetterie ;
•  PDF personnalisé ;
•  Dropbox ;
•  Support Clients ;
•  KPI consolidés.

Points forts d’Openflex

Données sécurisées

Les communications entre les terminaux clients et les serveurs d’Openflex sont cryptés en 256 bits et dispose d’un certificat pour authentifier les ordinateurs distants, la même technologie utilisée par les banques en ligne. Un système de stockage RAID 10 utilisant 4 disques de stockage SSD assure la redondance de vos données. Ainsi les données seront toujours disponibles en cas de défaillance sur un des disques.

Les données sont sauvegardées toutes les 6 heures dans une base de données cryptée, et protégées par une double disposition de pare-feu. Les systèmes bénéficieront de mises à jour de sécurité automatiques régulièrement.

Rentable

Openflex est un des seuls logiciels de son genre à proposer l’achat unique. Une fois le logiciel acheté, il n’y aura pas de coûts supplémentaires ni pour l’installation, ni pour la maintenance du logiciel. L’offre Cloud sans abonnement est particulièrement bien adapté en ces temps de digitalisation des entreprises après la pandémie de la covid19.

Il ne nécessite pas d’appareils particulièrement performants, ce qui réduit également le budget à investir dans le matériel. Un simple desktop au processeur ancienne génération, avec 4Go de RAM et un navigateur suffit pour utiliser Openflex. Ou bien un smartphone avec l’OS Android 4.4 suffit pour utiliser l’application mobile d’Openflex.

Mises à jour

Des mises à jour régulières du logiciel sont déployées sans intervention afin que l’on puisse toujours travailler sur la dernière version disponible. Nos ingénieurs systèmes implémentent les améliorations dans le système central et la mise à jour sera transparente pour les utilisateurs.

Pour les nouvelles fonctionnalités, la hotline fournit les nouveaux tutoriels vidéos et accompagnent les clients dans le tchat intégré de votre logiciel de gestion de stocks ou tout autre module de la suite logicielle d’entreprise choisie.

Données centralisées

Les données de vos points de ventes, entrepôts, stocks etc. seront enregistrées dans une seule base de données consolidée qui est accessible par tous les utilisateurs via un accès internet. Tous les collaborateurs peuvent donc travailler simultanément de n’importe où, à n’importe quel moment.

À qui le module Achats & Stocks convient-il ?

Le module Achats & Stocks d’Openflex convient aux indépendants, TPE, PME et grandes entreprises dans les secteurs d’activité :

• Agro-alimentaire ;
• Elevage ;
• BTP ;
• Banques ;
• Assurances ;
• Ministère ;
• ONG ;
• Association ;
• Marchandises générales ;
• Distribution ;
• Emballage ;
• Transport ;
• Logistique ;
• Import-Export ;
• Mode / Habillement ;
• Artisanat ;
• Communication ;
• Multimédia.

Ressources d’aide sur Openflex

Openflex propose un service d’assistance en ligne pour aider les utilisateurs à se familiariser avec le logiciel, ou à proposer des solutions en cas de difficulté. Le service est disponible par appel téléphonique, par chat sur le site, et sur la messagerie de Facebook.

L’assistance en ligne peut également fournir, à la demande, une documentation pour chaque cas particulier.

Notre avis sur Openflex Achats & Stocks

Openflex est un excellent logiciel de gestion d’entreprises aux grandes capacités lorsqu’on le maîtrise. Son module de gestion Achat & Stock propose les fonctionnalités essentielles pour la gestion de stock, entrepôts, commandes et commandes aux tiers fournisseurs pour assurer un réassort sans rupture de stocks.

Son service d’assistance très à l’écoute permet facilement d’obtenir une bonne prise en main du logiciel. De plus, il est l’un des seuls logiciels de son genre à proposer l’achat unique (licence à vie pour un Cloud sans abonnement), ce qui en fait certainement un leader en termes de qualité-prix.