Idylis, le gestionnaire de stocks des TPE en négoce

Logo Idylis

Idylis est un logiciel ERP français dédié aux TPE et PME dans les secteurs du négoce et des services.

Le logiciel, mis en ligne sur le Cloud depuis 2001, met son expérience au service des petites entreprises et continue de s’améliorer. Nous allons voir sa gestion de stocks, puis ses autres fonctionnalités.

Infos rapides

CatégorieInformations
PrixBiz : 48.80€ /utilisateur /mois, 45.65€ si payé annuellement ;
Quanta : 48.80€ /utilisateur /mois, 45.65€ si payé annuellement ;
Connect : 11.80€ /utilisateur /mois, 10.82€ si payé annuellement ;
Target : 11.80€ /utilisateur /mois, 10.82€ si payé annuellement.
Note client3.6/5 sur Capterra
Plateformes disponiblesSaaS sur le Cloud
Fonction principaleERP

Prix

Idylis propose 4 tarifs :

  • Biz : spécialisé dans la gestion commerciale | 48.80€ par utilisateur par mois, 45.65€ si payé annuellement ;
  • Quanta : pour dans la gestion financière | 48.80€ par utilisateur par mois, 45.65€ si payé annuellement ;
  • Connect : spécialisé dans la saisie et la consultation de données | 11.80€ par utilisateur par mois, 10.82€ si payé annuellement ;
  • Target : dédié à la communication et l’e-mailing | 11.80€ par utilisateur par mois, 10.82€ si payé annuellement.

Chaque tarif comprend aussi :

  • L’assistance technique ;
  • Jusqu’à 3 sociétés ;
  • Jusqu’à 1.000 e-mails par mois ;
  • 10 Go de stockage ;
  • 10.000 requêtes d’API ;
  • 5 comptes bancaires connectés.

Il est à noter que pour avoir accès à des fonctions incluses dans des offres tarifaires différentes, il faut s’abonner à ces deux offres. Par exemple, pour avoir la gestion commerciale et la gestion financière, il faut prendre les abonnements Biz et Quanta.

Tarifs de Idylis
Tarifs de Idylis

Avis client

Voici quelques-uns des utilisateurs de Idylis :

  • Groupe Rouge Vif, conseiller en communication et stratégie commerciale aux grandes entreprises, au territoire et au secteur public ;
  • Travaux et maintenance : Izi, service de réparation, d’installation et rénovation de l’EDF ;
  • Équipement sportif : Tiwal, fabricant de voiliers gonflables.
Clients de Idylis
Clients de Idylis

Plateformes disponibles

Idylis est en SaaS sur Cloud, disponible à partir de tout navigateur web. Les échanges avec le serveur sont cryptés en SSL.

Fonction principale

Idylis gère l’intégralité de l’entreprise, dont :

  • Les stocks ;
  • Les entrepôts ;
  • La gestion commerciale ;
  • La gestion d’affaires et projets ;
  • Le CRM ;
  • La comptabilité ;
  • La paye.

Prise en main de Idylis

L’interface est claire, avec des menus distribués autour de la fenêtre principale. On trouve les menus par rubriques dans la barre à gauche. Une fois dans une rubrique, ses sous-catégories sont affichées en onglets, avec cartes pour chaque fonction. Les cartes s’ouvrent en fenêtres qu’on peut déplacer, réduire et fermer. Ce style d’affichage simplifie la navigation en général ainsi qu’entre plusieurs tâches ouvertes simultanément.

Organisation des menus en onglets et cartes idilys
Organisation des menus en onglets et cartes

La fenêtre principale affiche des graphiques indiquant les statistiques générales dans des widgets (appelés webparts sur le logiciel), comme la progression du chiffre d’affaires ou l’entonnoir des ventes. Un bouton + sert à configurer les webparts à afficher.

Il y a une liste des tâches et événements à venir dans un panneau à droite. Ces événements sont affichés avec leur date et une étiquette sur leur catégorie : CRM, messagerie, données…

Tableau de bord de Idylis
Tableau de bord de Idylis

Les menus sont organisés sur la barre latérale, ouvrant une bulle de rubriques quand on place le curseur dessus. Les rubriques disposent également de sous-menus similaires.

Ce sont les éléments qu’on verra plus tard en tant qu’onglets et cartes. Voici la liste des menus :

  • Favoris : éléments à marque-pages pour l’accès rapide ;
  • Gestion commerciale : achats, ventes, fabrication et stocks ;
  • CRM : base de contacts et historique de transactions ;
  • Feuilles de temps : gestion des plannings ;
  • Comptabilité : saisie des écritures, bilan, journaux, etc. ;
  • Immobilisations : gestion des immobilisations et de leurs amortissements et composants ;
  • Liasse Fiscale 2021 : liasse, saisie et archives d’écritures fiscales ;
  • Plaquette : création de plaquettes commerciales ;
  • Paye : gestion des salariés, bulletins de paie, etc. ;
  • Notes de frais : vue sur les notes de frais payées et impayées ;
  • Liaisons bancaires : prélèvements, virements, remises de chèques et rapprochement bancaire ;
  • Gestion documentaire : bibliothèque de l’ensemble des documents de l’entreprise ;
  • E-mailing : envoyer ou consulter les e-mails ;
  • Dev Center : menu de développement avec l’API.

Les fonctions de gestion de stock sont regroupées dans le menu gestion commerciale.

Gestionnaire de webparts idilys
Gestionnaire de webparts
Organisation des menus et sous-menus idilys
Organisation des menus et sous-menus

Gestion des stocks de Idylis

Dans le menu gestion commerciale, on retrouve l’onglet stock. On y retrouve les menus suivants, présentés en cartes :

  • Edition de l’inventaire, ou l’on consulte l’état du stock ;
  • L’historique des mouvements de stock ;
  • Réapprovisionnements, ou l’on consulte les éléments proches de la rupture ;
  • Transferts entre dépôts ;
  • Purge, pour vider l’historique des mouvements et remettre les stocks à zéro ;
  • Recalcul de la valeur du stock par prix d’achat moyen pondéré.
Menu des stocks idilys
Menu des stocks

Pour consulter l’inventaire, les mouvements de stock et les réapprovisionnements, il faut en exporter un affichage en PDF, HTML ou Excel. On peut filtrer les produits à afficher lors de la création de ce document. Le logiciel ne dispose que de ce mode d’affichage pour ces données.

Une fois la gestion multi dépôt activée dans les options, le menu transfert entre dépôts apparaît dans le menu stocks. Il crée et valide des bons de transfert, puis enregistre la réception une fois le transfert effectué. Les bons sont affichés dans une liste avec les informations suivantes :

  • Numéro de pièce ;
  • Date ouverture ;
  • Émetteur ;
  • Dépôt d’origine ;
  • Dépôt destinataire ;
  • Validé ;
  • Réceptionné.
Création d’affichage dans le menu des réapprovisionnements idilys
Création d’affichage dans le menu des réapprovisionnements

Dans les options, on peut choisir les modes de valorisation des stocks suivants :

  • Prix d’achat moyen pondéré (PAMP) ;
  • LIFO (dernier entré, premier sorti) ;
  • FIFO (premier entré, premier sorti).

Une fois un mode sélectionné, on ne peut pas basculer sur un autre. Ce mode est appliqué sur l’intégralité des stocks, et on ne peut donc pas avoir de conditions séparées par type de produit.

On peut choisir d’activer les stocks négatifs ou pas. S’ils sont activés, les commandes des clients peuvent être passées même quand le stock est insuffisant et encore en attente de ravitaillement. Sinon, la création de commandes est indisponible quand le stock est insuffisant.

La catégorisation des produits en grilles est activée depuis le menu options pour les variantes de taille, couleur, etc.

Export des mouvements de stocks idilys
Export des mouvements de stocks

Gestion commerciale sur Idylis

Le menu gestion commerciale comporte les onglets suivants :

  • Ventes : les commandes client et les documents associés ;
  • Achats : les commandes fournisseur et les documents associés ;
  • Fabrication : les ordres de fabrication de produits ;
  • Stocks : gestion de l’inventaire, des réapprovisionnements, des entrepôts, etc. ;
  • Fichiers : l’intégralité des documents comme les factures, devis, avoirs, etc. ;
  • Éditions : analyses des ventes, achats, marges et suivis ;
  • Traitements : gestion de la base de données, des abonnements et relances de facturation ;
  • Options : configurations générales, activation de l’option multi dépôt.

À part le menu des stocks que nous avons déjà détaillé, nous allons voir ces menus de plus près.

Ventes

Dans les ventes, nous avons les transactions avec le client :

  • Les devis en cours ;
  • Les devis archivés ;
  • Les commandes client ;
  • Les bons de livraison ;
  • Les factures ;
  • Les avoirs ;
  • Les règlements.

Les devis peuvent être convertis directement en factures. À partir de ces factures, on peut également créer des avoirs. Les commandes client sont créées depuis ce menu ou importées depuis une autre plateforme.

Les commandes et livraisons utilisent un plug-in Google Maps pour visualiser ou sélectionner la localisation du destinataire. La sélection d’un lieu de livraison autre que l’adresse principale d’un client permet de lui livrer même en déplacement.

Achats

Dans les ventes, on retrouve l’ensemble des transactions avec les fournisseurs :

  • Les appels d’offres et cotations ;
  • Les commandes fournisseur ;
  • Les commandes fournisseurs archivées ;
  • Les bons de réception ;
  • Les factures ;
  • Les avoirs ;
  • Les contremarques (achats fournisseur à partir des commandes clients).

Ce menu est similaire à celui des ventes, mis à part la fonction contremarques. Les contremarques permettent de rattacher une commande client directement à une commande fournisseur. Il est à noter que la livraison se fait quand même du fournisseur à l’entrepôt, puis vers le client. Ce n’est pas une fonction dropshipping.

Menu des contremarques idilys
Menu des contremarques

Fabrication

Dans ce menu il n’y a que les ordres de fabrication. Voici les détails de ces ordres :

  • N° d’ordre de fabrication ;
  • Date de lancement prévue ;
  • Date de lancement réelle ;
  • Date de fin prévue ;
  • Date de fin réelle ;
  • Code client ;
  • N° de commande client ;
  • Quantité commandée ;
  • Prix de revient unitaire ;
  • Prix de revient total ;
  • Validé.

Ces informations tracent les dates prévues pour les ordres de fabrication, avec les heures où ils sont réellement exécutés. Les prix de revient sont également affichés pour prendre en compte le coût de production et les coûts additionnels, comme le transport ou le stockage des produits finis.

Fichiers

On retrouve ici l’intégralité des fichiers de la section commerciale. Ils sont divisés dans les rubriques suivantes :

  • Clients : devis, factures, bons de livraison, avoirs ;
  • Prospects : liste des clients potentiels ;
  • Fournisseurs : devis, factures, bons de réception, avoirs ;
  • Dossiers : projets, groupes d’affaires et opportunités ;
  • Articles : produits, services et matières premières ;
  • Dépôts : liste et gestion des entrepôts ;
  • Divers : catalogues, modèles d’impression, codes de localisation, etc. ;
  • Personnalisation : modification de l’apparence des zones de saisie.

Cette section constitue une bibliothèque des fichiers pour en faciliter la recherche. On peut y effectuer une recherche générale ou par catégorie de document. C’est utile pour retrouver, par exemple, une commande client et la commande fournisseur et l’avoir associé, sans avoir à jongler entre les différents onglets.

Édition

Les analyses et rapports sont rassemblés dans ce menu :

  • L’état des ventes et les prévisions ;
  • L’état des achats ;
  • La synthèse des ventes et achats selon leurs axes ;
  • L’analyse de la marge brute ;
  • L’analyse selon la marge négoce pour la rentabilité ;
  • Suivi des commandes, règlements et lots de produits ;
  • Les journaux comptables ;
  • Le générateur de documents d’export des données.

Ces rapports ne donnent qu’une liste en PDF sans analyse ou graphiques.

Édition de l’analyse de la marge brute avant l’export en PDF idilys
Édition de l’analyse de la marge brute avant l’export en PDF

Traitements

Ici nous avons un regroupement d’actions :

  • Les opérations groupées pour les transferts et validations de groupes de commandes, devis, etc. ;
  • La gestion des abonnements client ;
  • La création des comptes et la gestion du plan comptable ;
  • La purge des historiques de transactions ;
  • Le contrôle des anomalies et incohérences dans la base de données ;
  • Les imports et exports de données ;
  • Les relances de paiement des clients ;
  • La synchronisation aux points de vente et plateformes e-commerce ;
  • Le lancement de la facturation des dossiers et frais.

Options

Dans les options, il y a les configurations sur les éléments suivants :

  • La personnalisation des documents commerciaux ;
  • La comptabilité ;
  • La gestion des stocks ;
  • Divers : activation de menus additionnels, formats d’export par défaut, gestion des devises, etc.

Mis à part les options d’affichage et le formatage des documents, on peut activer des fonctions additionnelles. En voici quelques-unes :

  • La gestion des stocks (activée par défaut) ;
  • La gestion multi dépôt ;
  • Les dimensions et le colisage des produits à livrer ;
  • Les chantiers ;
  • Les modes de transport ;
  • Les pièces de fabrication.
Options diverses idilys
Options diverses

Fonctionnalités globales de Idylis

Alertes et notifications

Idylis ne dispose ni de système d’alertes, ni de notifications. C’est donc moins facile d’éviter les ruptures et d’effectuer les commandes à temps. Pour compenser, il dispose d’un affichage des tâches et événements. Les changements de données et documents validés y figurent.

Recherche filtrée

Une barre de recherche globale au sommet de l’écran permet de rapidement retrouver les éléments. Pour affiner la recherche, on peut modifier les filtres de type d’élément.

La bibliothèque des fichiers, munie de la même fonction recherche, aide à retrouver les documents commerciaux.

Filtres sur la recherche globale idilys
Filtres sur la recherche globale

Rapports et analyses

Les rapports du menu édition donnent une vue en liste sur les statistiques des ventes, achats et les marges. Par contre, ils n’affichent pas de graphiques ou d’analyses automatiques sur ces données.

Aperçu d’un rapport de synthèse des ventes idilys
Aperçu d’un rapport de synthèse des ventes

E-mails et Skype

On peut consulter la boîte de réception et envoyer des e-mails à partir d’un menu dédié. Ceci évite d’avoir à ouvrir séparément la boîte mail dans un autre onglet et de télécharger un document avant de le mettre en pièce jointe. On peut aussi gérer les contacts Skype et lancer des appels.

Intégrations tierces de Idylis

Voici quelques-unes des intégrations tierces que Idylis propose pour alimenter sa base de données :

  • L’échange de données informatisé avec les fournisseurs avec GS1 ;
  • Liaison aux boutiques e-commerce : Prestashop, WooCommerce, Shopify, Oxatis ;
  • Logiciels de point de vente : Tactill, LiveRetail ;
  • Logistique : Akanea ;
  • Localisation : Google Maps ;
  • Service de livraison : TNT ;
  • Service e-mailing : SendGrid ;
  • Un API et un SDK pour le développement personnalisé.

L’EDI, ou échange de données informatisé, peut être synchronisé entre l’utilisateur et le fournisseur. Pour cela, les deux doivent être inscrits à GS1 afin que les données échangées soient compatibles.

Intégrations tierces idilys
Intégrations tierces

Ressources d’aide de Idylis

Voici les ressources d’aide disponibles :

  • Un site de documentation avec des guides sur l’utilisation du logiciel ;
  • Des tutoriels vidéo ;
  • Une page des FAQ pour les infos pratiques ;
  • Des webinaires et des programmes de formation ;
  • L’assistance par chat, téléphone et e-mail.

À qui Idylis convient-il ?

Idylis couvre les aspects généraux de l’entreprise comme les actions commerciales ou le CRM. Il couvre en plus des domaines plus spécifiques, comme :

  • Les chantiers ;
  • Les modes de transport ;
  • Les matières premières et pièces d’assemblage ;
  • Les catalogues de prix.

Idylis est utile pour ces domaines spécifiques, mais laisse à désirer pour la gestion des stocks. Le fait d’avoir à exporter les données avant de pouvoir les consulter est très peu pratique.

Avis final sur Idylis

Voici les avantages de Idylis :

  • La couverture générale de la gestion d’entreprise ;
  • Une interface organisée et facile à naviguer ;
  • Des menus pour les domaines spécifiques (chantiers, transport, etc.) ;
  • Une documentation extensive.

Voici ses inconvénients :

  • La gestion de stock manque d’affichage approprié ;
  • Il n’y a pas d’alertes pour la surveillance des stocks ;
  • Il faut s’abonner à plusieurs modes tarifaires en même temps pour avoir l’accès à l’intégralité des fonctions.

Idylis est plus concentré sur la gestion commerciale, la comptabilité et la communication. Bien qu’il ait des fonctionnalités de gestion des stocks, cet aspect a pour l’instant beaucoup d’améliorations à effectuer.

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