Exact Online, la gestion comptable des stocks

logo exact online

Exact Online est un logiciel néerlandais, hébergé sur le cloud, conçu pour la gestion de stock des grandes unités de production ayant besoin d’un flux de produits constant.

Exact Online compte actuellement plus de 500.000 clients dans plus de 100 pays. Ses logiciels de gestion cloud aident à l’amélioration de l’efficacité des entreprises et de leurs comptables. Ses derniers apprécient les modules de comptabilité liés à la gestion de stock, tout en ayant une vue sur leur WMS et leur comptabilité en temps réel.

Infos rapides sur Exact Online

Voyons tout d’abord les informations du tableau synoptique ci-dessous que nous détaillerons par la suite.

PrixEntre 109€ et 249€ /mois (pour la gestion de stock)
Note Client3 / 5 sur appvizer.com et + 96% de recommandations sur 1500 avis sur exact.com
Plateformes disponiblesSaaS, Windows, Mac, Linux, android, iOS
Fonctions principalesFinances, Gestion de stocks, CRM, ERP

Prix

Exact Online est un logiciel multi-solutions qui propose des tarifs selon les fonctionnalités désirées.

Pour le module de la gestion financière :

  • Exact Comptabilité, de 19€ à 29€ par mois ;
  • Exact Experts-comptables, 29€ par mois.

Pour les modules de l’ERP :

  • Exact Négoce & Distribution, de 109€ à 249€ par mois ;
  • Exact Industrie, de 189€ à 329€ par mois ;
  • Exact Gestion de Temps et Facturation, 69€ par mois ;
  • Exact Gestion de Projet, de 139€ à 179€ par mois.

Avis Clients

Patricia Ceysens, présidente-directrice générale de WeWatt, affirme qu’Exact online a permis à son entreprise d’automatiser entièrement sa production.

Témoignage WeWatt

Plateformes disponibles

Exact Online est actuellement disponible sur de nombreuses plateformes :

  • Saas : sans installation ;
  • Sur site : serveur Windows, Mac, ou Linux ;
  • Sur mobile : android ou iOS.

Prise en main d’Exact Online

Basé sur la riche documentation disponible sur le site d’Exact.com, les clients peuvent finir efficacement leurs tâches administratives et augmenter la satisfaction de leurs partenaires connectés à leur plateforme.

dashboards exact.com
dashboards de Exact Online

Le logiciel dispose d’un tableau de bord pour chacune des solutions sur lequel on retrouve les indicateurs clés (ou KPI) avec des représentations graphiques pour faciliter l’aide à la décision. Sur l’aperçu du tableau de bord ci-dessous, nous pouvons voir les indicateurs clés :

  • Ventes ;
  • Ratios ;
  • Achats ;
  • Articles les plus vendus ;
  • Revenus ;
  • Analyse du revenu.
Tableau de bord Exact Online
Tableau de bord

Voyons maintenant les différentes solutions proposées.

Exact Online pour la Comptabilité

Cette solution dédiée à la gestion financière et la comptabilité propose :

  • Comptabilité automatisée ;
  • Facturation ;
  • CRM ;
  • Gestion complète de l’administration en collaboration avec les clients.

Dans l’aperçu ci-dessous, on peut voir une analyse démontrant les revenus financiers sur une certaine période de temps. Celles-ci sont représentées sur les indicateurs clés du tableau de bord.

Tableau de bord Comptabilité de Exact Online
Tableau de bord Comptabilité

Exact Online pour la Négoce & Distribution

Cette solution visant à optimiser le contrôle des stocks propose :

  • Gestion des commandes client et fournisseur ;
  • Gestion des ventes ;
  • Gestion de la logistique ;
  • Gestion des relations client et fournisseur.
Tableau de bord Négoce & Distribution d'Exact Online
Tableau de bord Négoce & Distribution

Exact Online pour l’Industrie

Cette solution dédiée à la gestion d’usine propose :

  • Gestion de production ;
  • Planification ;
  • Gestion des commandes ;
  • Gestion des stocks ;
  • Gestion des entrepôts ;
  • Gestion des relations client et fournisseur.
Tableau de bord Industrie d'Exact Online
Tableau de bord Industrie

Exact Online pour la Gestion de Temps et Facturation

Cette solution propose des outils pour :

  • Le suivi des heures travaillées ;
  • La trésorerie ;
  • La facturation ;
  • Le CRM.
Tableau de bord Gestion de Temps et Facturation d'Exact Online
Tableau de bord Gestion de Temps et Facturation

Exact Online pour la Gestion de Projet

La solution propose :

  • Vue d’ensemble et suivi des projets ;
  • L’optimisation des heures facturables.
Tableau de bord Gestion de Projet d'Exact Online
Tableau de bord Gestion de Projet

Note : Une base de connaissance et des tutoriels vidéo sur chacune de ces fonctionnalités sont disponibles sur leur site web (www.support.exactonline.com), ainsi que sur leur chaîne YouTube.

Fonctionnalités d’Exact Online

Exact Online intègre plusieurs solutions conçues pour automatiser les différents processus de gestion d’une grande unité de production.

La solution Négoce et Distribution donne une vue en globalité sur :

  • Les stocks : mouvement du stock, quantités du stock, alertes, etc. ;
  • Les commandes fournisseurs : réception, etc. ;
  • Les commandes clients : expéditions, etc. ;
  • Les entrepôts : position du stock en entrepôt, déplacement du stock, etc.

Gestion de stocks

La fonctionnalité de gestion de stocks permet de créer une fiche électronique pour chaque produit, sur laquelle on trouvera toutes les informations essentielles pour en améliorer la traçabilité.

Tous les produits pourront ensuite être regroupés sur une seule plateforme sur laquelle on pourra voir :

  • Le stock restant ;
  • Le prix ;
  • L’emplacement ;
  • La date limite de conservation.

Gestion des commandes clients

Exact Online permet de suivre l’ensemble du processus des commandes client, du devis jusqu’à livraison.

Il permet également l’édition des :

  • Devis, incluant le calcul du devis ;
  • Bons de commandes ;
  • Bons de retour ;
  • Factures.

Pour la création d’un devis, le logiciel permet de générer instantanément un coût d’acquisition afin de fournir un prix de vente réaliste au client.

Une fois un accord établi avec le client sur la proposition commerciale, vous pourrez enregistrer le bon de commande dans le système. Ce bon de commande servira également à faire un suivi sur la préparation de la commande jusqu’à la facturation, puis la livraison.

Note : La disponibilité du stock est automatiquement vérifiée pendant la démarche commerciale. Si le stock d’un produit est insuffisant, une commande fournisseur peut être générée automatiquement.

Gestion de commandes fournisseur

Sur Exact Online, vous aurez la possibilité de passer une commande chez votre fournisseur, tout en gardant en vue les quantités de votre stock actuel, les commandes en cours, et les commandes client. Cela évite les doublons de commandes, limitant ainsi les surplus de coûts.

Vous aurez également la possibilité de faire imprimer un bon de commande, qui servira de justificatif pour vos contrats de vente.

Gestion des entrepôts

Exact Online propose un outil de gestion d’entrepôts (ou WMS) qui enregistre automatiquement le mouvement du stock entrant et sortant de vos entrepôts.

Il permet également de numériser les spécificités de chaque article afin d’optimiser leur classement, et ainsi déterminer à quels emplacements ils seront entreposés.

Cette gestion électronique de vos entrepôts vous permettra de traiter un plus grand nombre de commandes clients simultanément, en :

  • Optimisant la gestion du temps ;
  • Éliminant les erreurs ;
  • Haussant la performance de livraison.

L’outil de gestion de stock permet également d’identifier les meilleurs itinéraires, basés sur la localisation de vos entrepôts afin de minimiser les coûts de chargement et déchargement.

Gestion de projets

Exact Online permet de centraliser l’ensemble des projets sur une carte centrale, offrant un aperçu sur le processus de fabrication, incluant tous les coûts et revenus obtenus, et les coûts qui seront obtenus.

Il permet également d’associer :

  • Les ordres de fabrication ;
  • Les sous-ordres ;
  • Les coûts d’achat ;
  • Les coûts d’externalisation ;
  • Les heures travaillées par les salariés.

Gestion de famille d’articles

Exact Online permet également d’associer un ou plusieurs produits qui partagent les caractéristiques d’un autre produit pour en faire une famille d’articles (ou lot d’articles).

Lors d’une proposition commerciale, si un produit est sélectionné par le client, les autres produits de la même famille d’article seront automatiquement suggérés.

Par exemple, si un client souhaite acheter une moto, le logiciel proposera automatiquement un casque, des gants, ou d’autres accessoires qui pourraient l’intéresser.

Autres fonctionnalités d’Exact Online

Mis à part les fonctionnalités basiques nécessaires à la gestion des stocks, Exact Online intègre aussi des modules complémentaires :

Gestion financière et comptabilité

Exact Online vous donne une visibilité à 360° sur tous les processus financiers de votre entreprise. Cette solution propose également :

  • Un grand livre, pour l’administration financière ;
  • Une gestion centralisée des données de référence ;
  • Budgétisation automatisée ;
  • Audits ;
  • Analyse des coûts, avec compte-rendu détaillé des dépenses ;
  • Assistance au respect des exigences professionnelles internationales.

Gestion de temps et facturation

Exact Online optimise la facturation des heures et des coûts grâce à ses outils de suivi des heures et de la trésorerie.

L’outil de facturation permet également de créer des factures, ainsi que des modèles de factures selon les langues, les clients, et les crédits différents.

Ressources d’aide et Formation

Le site web d’Exact Online propose des vidéos tutoriels, et des démos pour se familiariser avec les fonctionnalités du logiciel.

Il propose également :

  • Assistances au paramétrage du logiciel ;
  • Formations en ligne ;
  • Forums ;
  • FAQ ;
  • Webinaires ;
  • Services de support technique (messagerie, chat, email, et appel).

À qui Exact Online convient-il ?

Exact Online contient toutes les solutions essentielles pour les grandes entreprises dans les secteurs d’activités :

  • Grande distribution ;
  • BTP ;
  • Agriculture ;
  • Transport ;
  • Logistique.

Points forts d’Exact Online

Exact Online intègre le module WMS Industrie qui permet de visualiser efficacement l’ensemble des mouvements du stock, à l’aide d’un scanner de code-barres. Les informations de chaque article seront ainsi accessibles instantanément avec un simple scan.

Il permet également d’assurer : 

  • L’optimisation des coûts de la gestion des stocks ;
  • La fiabilité des livraisons ;
  • Flexibilité des processus de fabrication.

Avec une visibilité globale sur la situation de chaque produits et processus, il permet de prendre les décisions stratégiques pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Nous avons aimé la gestion des familles d’articles permettant d’ajouter des produits complémentaires lors d’une commande. Un gain de temps appréciable !

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