Erplain, la gestion des stocks pour les TPE

logo erplain

Erplain un logiciel de stock et de vente pour les TPE qui leur apporte une facilité d’utilisation par la bonne prise en main de son interface.

Ce logiciel croît en popularité auprès des petites entreprises et est utilisé à présent dans plus de 30 pays. Nous allons voir dans cette revue les points intéressants d’Erplain :

  • La prise en main ;
  • Le menu des stocks ;
  • Les fonctionnalités ;
  • Les intégrations tierces ;
  • Les ressources documentaires disponibles : base de connaissance, FAQ, blog ;
  • Le support : téléphone, email, tickets.

Infos rapides sur Erplain

PrixFirst : 49€ par mois
Premium : 89€ par mois
Note client4.7/5 (27 avis) sur Capterra
Plateformes disponiblesSaaS, Cloud
Fonctions principalesGestion de stock et de ventes

Prix

Deux modes d’abonnement sont disponibles : First et Premium ;

  • First : 49€/mois et 39€/mois si paiement annuel ;
  • Premium : 89€/mois et 69€/mois si paiement annuel. 

Le tarif First offre les fonctionnalités basiques et le tarif Premium apporte les fonctionnalités suivantes :

  • Entrepôts multiples ;
  • Assemblages et kits produits ;
  • Gestion de numéros de lot et dates d’expiration ;
  • Ventes en consignation / dépôts-ventes ;
  • Droits et accès utilisateurs avancés.

La fonction « commandes » est limitée selon les offres :

  • First : 500 commandes /mois ;
  • Premium : 1000 commandes /mois.

Chaque tranche de 500 commandes dépassant cette limite est facturée à 20€.

Prix des offres de Erplain
Prix des offres d’Erplain
Fonctions de la gestion des stocks de Erplain
Fonctions de la gestion des stocks
Fonctions de la gestion des stocks de Erplain
Fonctions de la gestion des ventes
Les services complémentaires du logiciel de stocks d'Erplain
Les conditions tarifaires d’Erplain

Avis clients

Les TPE recommandent Erplain comme la solution faite pour les petites entreprises. Voici quelques-uns des clients et leur catégorie professionnelle :

  • Santé : Dimedcare, de la distribution de matériel médical ;
  • Alimentaire : Hello Drinks, un distributeur de boissons ;
  • Sport : Waat Distribution, un distributeur d’équipement sportif.
Quelques utilisateurs d’Erplain

Plateformes

Erplain est disponible en mode SaaS sur le cloud donc une connexion internet est obligatoire pour accéder à la plateforme. Puis n’importe quel appareil peut ensuite s’y connecter avec un navigateur internet. Le gros avantage est qu’il n’y a pas d’installation de logiciel ou de mises à jour à faire.

Fonctions principales

Erplain est un logiciel de gestion de stock avec une gestion commerciale des clients, ainsi que la possibilité d’intégrer la comptabilité et l’e-commerce à travers des intégrations tierces.

Prise en main d’Erplain

En ouvrant le logiciel sur un navigateur web, une interface claire s’affiche avec un tableau de bord. Des indicateurs clés sont présentés où l’on voit les montants facturés pour : 

  • Le mois dernier ;
  • Le mois courant ;
  • La semaine en cours.

On trouve également les tableaux des achats entrants et des nouvelles factures, juste en dessous.

Tableau de bord d’Erplain

Le bouton des paramètres en bas à droite permet de choisir les KPI et tableaux qu’on veut afficher sur le tableau de bord :

Configuration du tableau de bord d'Erplain
Configuration du tableau de bord

Ces éléments permettent d’afficher les informations qui sont les plus pertinentes pour l’utilisateur, ce qui leur permet de faire des comparaisons de performance par jour, semaine, mois, ou année. Ils peuvent également aider à contrôler les articles en attente de réapprovisionnement, les commandes à expédier ou encore les factures en retard.

Au coin supérieur droit de l’écran du navigateur, un bouton + ouvre un menu avec des raccourcis vers la création de nouveaux éléments. Ces raccourcis sont regroupés en ligne et code couleur selon les menus dans lesquels ils se trouvent. En voici la liste :

  • Employé ;
  • Client ;
  • Fournisseur ;
  • Service ;
  • Produit ;
  • Abonnement ;
  • Retour produit ;
  • Facture ;
  • Bon de commande ;
  • Devis ;
  • Mouvement de stock ;
  • Sortie de stock ;
  • Entrée de stock ;
  • Ordre d’achat.
Raccourci de création sur le tableau de bord d'Erplain
Raccourci de création sur le tableau de bord

Le menu latéral à gauche regroupe les menus et sous-menus par rubrique. Le raccourci vers le centre d’aide et le menu de l’utilisateur se trouvent au pied de ce menu. Les menus suivants sont affichés sur la barre latérale :

  • Rechercher ;
  • Tableau de bord ;
  • Contacts ;
  • Produits & Services ;
  • Ventes ;
  • Gestion des stocks ;
  • Rapports ;
  • Paramètres ;
  • Applications ;
  • Centre d’aide ;
  • Utilisateur.
Menu latéral
Menu latéral

Les rubriques suivantes disposent de sous-menus qui déplient en cliquant dessus :

  • Contacts ;
  • Produits & Services ;
  • Ventes ;
  • Gestion des stocks ;
  • Paramètres.
Sous-menu Contacts
Sous-menu Contacts

Nous allons nous intéresser de plus près au menu de la rubrique Gestion des stocks et de ses fonctionnalités. Dans ce menu, on retrouve les options suivantes :

  • Niveau de stock ;
  • Ordres d’achat ;
  • Livraisons ;
  • Entrées de stock ;
  • Sorties de stock ;
  • Mouvements de stock ;
  • Seuil de réapprovisionnement ;
  • Registre des stocks ;
  • Mise à jour des stocks.
Sous-menu Gestion des Stocks

Menu spécifique de la gestion des stocks sur Erplain

Nous avons 9 sous-menus dans la rubrique stocks permettant un suivi précis des entrées et sorties des produits. Erplain permet de configurer des champs spécifiques comme le code SKU, la variante ou encore la saison afin que les produits puissent être trouvés, classés et analysés plus rapidement.

Les seuils de réapprovisionnement peuvent être configurés pour chaque produit, et une alerte correspondante est envoyée lorsque ce seuil est atteint. Cela permet de garder un œil sur les stocks et d’éviter la rupture.

Niveau de stock

Au centre de la fenêtre principale, on a la liste des produits avec les informations suivantes :

  • Le nom du produit (avec ses attributs et variantes) ;
  • La quantité totale ;
  • La quantité disponible ;
  • La quantité réservée (réservée dans des commandes client) ;
  • La quantité à venir (commandée chez le fournisseur, en attente de livraison) ;
  • La quantité manquante (la différence entre la quantité réservée et la quantité disponible).
Menu des niveaux de stock
Menu des niveaux de stock

En cliquant sur le bouton + à gauche d’un élément de la liste, une fenêtre déroulante affiche plus d’information sur un produit, avec :

  • Le lieu de stockage ;
  • La quantité totale ;
  • La quantité disponible ;
  • La quantité réservée ;
  • La quantité à venir ;
  • SdR (Seuil de Réapprovisionnement) ;
  • Son emplacement ;
  • La quantité manquante.
Menu déroulant d’un élément de la liste des stocks
Menu déroulant d’un élément de la liste des stocks

Au-dessus de cette liste, on retrouve les options de filtrage des produits :

  • À droite, afficher/masquer ou réinitialiser les filtres ;
  • À gauche, gestion des onglets d’affichage filtrés.

Un onglet appelé “Tout” est mis en place par défaut et affiche la liste complète des produits. On a la possibilité de créer un nouvel onglet et d’y appliquer des filtres de recherche. De cette manière, on peut vite retrouver les catégories de produits qu’on consulte fréquemment sans avoir à configurer le filtre de recherche à chaque fois.

Les filtres de recherche sont les suivants :

  • Nom(s) de produit (plusieurs peuvent être sélectionnés) ;
  • Code SKU ;
  • Lieu de stockage ;
  • Variante ;
  • Attributs ;
  • Tags ;
  • Fournisseur ;
  • Marque ;
  • Saison ;
  • Emplacement ;
  • Code-barres ;
  • Filtrage par produits avec du stock disponible ;
  • Filtrage sur les assemblages et kits de produits.

Au coin inférieur droit de la page, il y a un bouton d’export des données et un bouton « actualiser » afin de télécharger les données sélectionnées selon les filtres vus précédemment.

Boutons exporter et actualiser

Ordres d’achat

Le menu d’ordres d’achat affiche la liste des commandes effectuées auprès des fournisseurs avec les informations suivantes :

  • Le numéro d’ordre d’achat ;
  • Le fournisseur ;
  • Le lieu de stockage ;
  • La date (où l’ordre a été émis) ;
  • La date de livraison prévue ;
  • La quantité commandée ;
  • Le montant total ;
  • Le statut (avec un code couleur pour : validé, actif, livré, en retard, annulé, etc.).

En plus des filtres de recherches, une barre d’action est affichée au-dessus de la liste. Cette barre permet de supprimer un ordre d’achat ou d’en télécharger un PDF. Il y a des cases à cocher sur la gauche de la liste des commandes pour faire la sélection des éléments à traiter. La fiche complète d’une commande s’ouvre en cliquant sur le numéro d’ordre d’achat ou en cliquant sur le bouton modifier à droite.

Menu des ordres d’achat
Menu des ordres d’achat

En ouvrant un ordre d’achat, on peut voir la totalité de ses informations, et voir les actions à prendre sur la commande :

  • Les livraisons reçues (complètes ou partielles, avec les numéros de référence) ;
  • Recevoir les produits (enregistrer la réception d’une livraison) ;
  • Terminer l’ordre d’achat ;
  • Annuler l’ordre d’achat ;
  • Envoyer le document par e-mail.

Livraisons

Le menu des livraisons regroupe les réceptions des produits commandés dans la section ordres d’achat. Un document de livraison est créé à chaque réception, et ce menu en affiche la liste. Les informations suivantes y figurent :

  • Lieu de livraison ;
  • Fournisseur ;
  • Lieu de stockage ;
  • Date de la livraison ;
  • Date de livraison prévue ;
  • Quantité totale reçue ;
  • Montant total facturé ;
  • Statut de la livraison.

Les livraisons peuvent être supprimées, ou imprimées en PDF. Dans le menu au-dessus de la liste.

Menu des livraisons
Menu des livraisons

Entrées de stock

Ce menu sert à enregistrer manuellement des entrées de stock, autres que celles des ordres d’achat, transferts de stock et retours produit. À la réception de produits, on crée une entrée de stock à partir du bouton sur la barre supérieure.

Les informations suivantes sont affichées dans la liste :

  • Le numéro d’entrée de stock ;
  • Le lieu de stockage ;
  • Ma date d’entrée ;
  • La quantité totale des produits entrés (pas le nombre de produits individuels) ;
  • Le statut de l’entrée de stock.
Menu des entrées de stock
Menu des entrées de stock

Sorties de stock

Ce menu sert à enregistrer manuellement des sorties de stock, autres que celles des livraisons vers un client et les transferts de stock. Une sortie de stock est créée à partir du bouton sur la barre supérieure.

Les informations suivantes sont affichées dans la liste :

  • Le numéro de sortie de stock ;
  • Le lieu de stockage ;
  • La date de sortie ;
  • La quantité totale des produits sortis (pas le nombre de produits individuels);
  • Le statut de la sortie de stock.

Lors de la création de sortie de stock, on peut y insérer une note pour des détails sur la transaction. Cette fonctionnalité permet donc de signaler les produits abîmés par exemple.

Menu des sorties de stock
Menu des sorties de stock

Mouvements de stock

Le menu des mouvements de stock permet d’effectuer des transferts entre les entrepôts. La liste de ces mouvements est affichée avec les informations suivantes :

  • Le numéro de mouvement de stock ;
  • L’entrepôt de départ ;
  • L’entrepôt d’arrivée ;
  • La date du transfert ;
  • La quantité totale transférée (pas le nombre de produits individuels) ;
  • Le statut du mouvement.
Menu des mouvements de stock

Seuil de réapprovisionnement

Ce menu affiche la liste de tous les produits dont le stock est égal ou inférieur à son seuil de réapprovisionnement. On retrouve les informations suivantes :

  • Le code SKU du produit ;
  • Le nom du produit ;
  • Le lieu de stockage ;
  • Le fournisseur du produit ;
  • La quantité totale ;
  • La quantité disponible ;
  • La quantité à venir ;
  • Le Seuil de Réapprovisionnement (SdR) ;
  • Le stock manquant pour atteindre le SdR.

Ce menu permet de rapidement identifier les ravitaillements à faire.

Menu des réapprovisionnements
Menu des réapprovisionnements

Registre des stocks

Le registre des stocks regroupe tous les changements de stock et les liste dans un historique. Les détails suivants sur les changements de stock y sont affichés :

  • La date et l’heure ;
  • L’utilisateur qui a fait le changement ;
  • Le produit concerné ;
  • Le lieu de stockage où le changement a été effectué ;
  • Contexte (livraison fournisseur, livraison client, transfert, etc.) ;
  • Quantité du produit ;
  • Quantité du produit disponible ;
  • Quantité à venir (pour les commandes en attente de livraison) ;
  • Source du changement (si l’action a été effectuée depuis Erplain ou d’une application tierce).

Dans les quantités, un second chiffre est indiqué entre parenthèses en rouge (pour les sorties) ou en vert (pour les entrées). Ce chiffre indique le changement de stock effectué dans cette transaction.

Menu du registre de stock
Menu du registre de stock

Mise à jour des stocks

Ce menu permet de mettre le stock à jour en définissant les quantités pour chaque produit en entrepôt. 

  • La variante de produit ;
  • Le code SKU ;
  • Le lieu de stockage ;
  • La quantité disponible ;
  • La quantité totale ;
  • L’ajustement de la quantité ;
  • Le nouveau stock réel ;
  • Le seuil de réapprovisionnement ;
  • L’emplacement du produit.

Pour effectuer la mise à jour, on peut soit insérer le nombre d’unités entrées ou sorties dans ajustement, soit modifier directement le nouveau stock réel.

On peut également modifier le seuil de réapprovisionnement et l’emplacement directement dans cette liste sans avoir à passer par chaque fiche produit individuellement.

Cette fonctionnalité est pratique pour mettre la base de données à jour après avoir fait l’inventaire physique du stock, ou encore après que des produits ont été déplacés dans l’entrepôt.

Menu de mise à jour du stock
Menu de mise à jour du stock

Une fois ces menus passés en revue, on a un meilleur visuel sur l’ensemble des fonctionnalités d’Erplain par rapport aux stocks.

Fonctionnalités globales d’Erplain

Gestion des entrepôts

Il n’y a pas de menu spécifique pour la gestion des entrepôts. Cette vue des stocks peut être organisée par entrepôts à travers les onglets filtrés. Toutes entrées, sorties, et transfert de stock entre entrepôts sont enregistrés et documentés. Ces fonctionnalités permettent de surveiller les niveaux de stock de chaque entrepôt, et effectuer des transferts si besoin.

Gestion des commandes fournisseurs et clients

La commande fournisseur s’appelle l’ordre d’achat dans Erplain. Les factures d’achat, devis, commandes fournisseurs et commandes clients sont documentées et enregistrées dans leurs menus respectifs. Les fiches fournisseur et client contiennent également leur historique de transactions.

On peut donc facilement créer une vente ou un achat, le documenter automatiquement, et consulter les historiques de ces transactions.

Alertes et notifications d’Erplain

Des alertes par email sont entièrement configurables à partir du menu paramètres, et permettent de recevoir une notification quand une condition est déclenchée. Ces conditions incluent le seuil de stock atteint, la rupture de stock ou encore la création d’un bon de commande.

Erplain ne dispose pas de prévisions pour les périodes à variation de consommation des produits.

Création d'une alerte
Création d’une alerte

Rapports

Des rapports sont disponibles pour les catégories suivantes :

  • Ventes ;
  • Paiements et factures ;
  • Gestion des stocks ;
  • Bons de commande.

Des sous-menus sont mis en place pour filtrer les rapports en sous-catégories. On peut par exemple prendre les ventes par jour, par mois ou encore par client. Les rapports peuvent être enregistrés en fichier CSV grâce au bouton exporter en bas à droite.

Il est à noter qu’il n’y a pas de graphiques et d’analyses dans ces rapports.

Menus des rapports
Menus des rapports

Recherche filtrée sur Erplain

On peut accéder à une fenêtre modale de recherche dans le menu latéral gauche, ou en utilisant la touche S en raccourci pour l’ouvrir à tout moment.

Dans chaque menu, que ce soit de produits ou de ventes, un filtre de recherche est affiché au sommet de la liste.

Erplain dispose d’une fonctionnalité pratique avec ses onglets personnalisés. Un onglet par défaut nous affiche la liste complète des éléments de cette catégorie. On peut ajouter un onglet avec un set de filtres personnalisés. Cette fonctionnalité évite d’avoir à lancer une recherche à chaque fois et donne un accès rapide à des données spécifiques.

Filtre de recherche

Les intégrations tierces d’Erplain

Erplain permet l’intégration de Quickbooks pour la comptabilité et Shopify pour la mise en place d’une plateforme e-commerce. Les données sont synchronisées entre ces plateformes et ces intégrations permettent d’étendre l’utilisation des produits stockés d’Erplain, soit de les lancer dans une boutique en ligne, soit d’en comptabiliser les mouvements.

Ressources d’aide sur Erplain

Bien que son design et ses fonctionnalités soient simples à utiliser, de nombreuses ressources d’aide sont disponibles pour répondre à toutes les questions. Plusieurs canaux de support sont mis à disposition :

  • Contact par email, ticket et tél ;
  • 1h de formation, inclut dans chaque tarif ;
  • Un blog pour diverses infos et astuces sur le logiciel ;
  • Le centre d’aide très riche en documentation ;
  • Les FAQ pour les infos pratiques.

À qui Erplain convient-il ?

Erplain a été créé en vue d’apporter aux TPE un équivalent des logiciels de gestion des grandes entreprises. Il est idéal pour les petites entreprises en tous genres, et est utilisé dans plusieurs secteurs, pour en citer quelques-uns :

  • Médical & Paramédical ;
  • Industrie & Bâtiment ;
  • Aliments & Boissons ;
  • Auto & Sports Motorisés ;
  • High-Tech ;
  • Bien-être & Beauté ;
  • Déco & Ameublement ;
  • Mode & Accessoires ;
  • Gestion des EPI ;
  • Artisanat.

Ses tarifs sont également taillés pour les TPE PME, allant de 39€ à 89€ par mois selon les forfaits et les engagements.

Les points forts d’Erplain

Erplain excelle dans la gestion de petites entreprises, et subvient à l’intégralité de leurs besoins. Son plus grand avantage est son interface fluide et la facilité avec laquelle il accomplit les tâches. Ses grands plus sont les suivants :

  • Interface étudiée et fluide ;
  • Accessibilité de n’importe quel ordinateur ou smartphone ;
  • Panoplie complète de gestion de stocks ;
  • Support et documentation extensive ;
  • Intégration de Quickbooks et Shopify.

Ces qualités font d’Erplain un premier choix pour gérer vos stocks et ventes.

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