Baqio, N°1 dans la gestion de stocks pour les entreprises viticoles

Logo de Baqio

Baqio, anciennement connu sous le nom de Vinosoft, est un logiciel français spécialisé pour les métiers viticoles.

Lancé en 2017, il se déploie actuellement sur plus de 12 régions viticoles et 30 départements.

Infos rapides sur Baqio

Voici un tableau synoptique des informations rapides sur Baqio :

CatégoriesInformations
PrixA partir de 69 / mois (hors-taxes)
Note Client5 / 5 sur lebonlogiciel.com
Plateformes disponiblesSaaS
Fonctions principalesGestion commerciale, Gestion de stock

Détaillons maintenant ces informations dans le même ordre.

Prix

Baqio propose trois tarifs adaptés selon la taille de votre domaine :

  • Petit Domaine : à 69€ HT par mois incluant 1 identifiant ;
  • Domaine : 129€ HT par mois incluant 5 identifiants ;
  • Grand Domaine : 199 € HT par mois incluant 10 identifiants.

Note : Chaque tarif donne un accès illimité et simultané à l’application.

Baqio propose un service pour importer de vos données depuis vos précédents logiciels :

  • Base clients : à 100€ HT ;
  • Historique des commandes : à 300€ HT ;

Baqio propose également du matériel adapté à l’activité entrepreneuriale :

  • IPad Wifi 32Go 10,2 pouces à 325€ HT ;
  • Tiroir de caisse + imprimante mPOP : à 389€ ;
  • Imprimante Star Micronics SM-L200 : à 269€ HT ;
  • Rouleaux de papier pour imprimante : 20 rouleaux à 39€ HT.

Avis clients

Les vignerons et producteurs de vins ont pu témoigner de leur expérience avec Baqio pour la gestion de leurs domaines vinicoles.

François Aumonier, gérant du domaine Les Combes Cachées, témoigne que la souplesse du logiciel de Baqio a permis à lui et aux deux autres fondateurs de l’entreprise de gérer l’état des ventes, le stock et la facturation sans devoir être au même endroit.

Vins du domaine Les Combes Cachées Baqio
Présentation des vins produits par le domaine Les Combes Cachées

Valéria et Christophe Laffitte du domaine Les Frères Laffitte, ont témoigné qu’après un simple essai sur internet, ils ont été convaincus par le ludisme et de la simplicité d’utilisation de Baqio, qui leur a ensuite permis de faciliter la gestion de leur vignoble de 120 hectares.

produits domaine les freres laffitte baqio
Produits du domaine Les Frères Laffitte

Plateformes disponibles

Le logiciel est disponible sur tous les appareils disposant d’un navigateur web.

Fonctions principales

Baqio est conçu pour la gestion administrative de la gestion d’entreprises viticoles, incluant la gestion commerciale et la gestion de stock.

Prise en main de Baqio

Baqio est entièrement dédié à la gestion des activités viticoles. On y retrouve les spécificités, la tarification et le stock des produits.

Les produits

Les vins et boissons spiritueuses sur Baqio sont composés de :

  • Nom du produit : appellation, nom de cuvée ;
  • Millésime(s) : énoncé de la date de fabrication ;
  • Variante(s) : selon le type de bouteille, et le type de conditionnement.

Chaque vin aura sur sa fiche les informations des produits :

  • Le nom public du vin ;
  • La couleur du vin : rouge, blanc, rosé, etc. ;
  • Le signe INAO : type de certification du vin (IGP, AOP, IGP, etc.) ;
  • Le produit inao (classification) ;
  • Le type de produit (basé sur la classification de la douane) ;
  • La description du vin ;
  • Le pays de production du vin ;
  • Les revendications du produit ;
  • Le type de capsule CRD par défaut ;
  • Le type de capsule Neutre par défaut ;
  • Le code de l’interprofession ;
  • La zone viticole.

Les millésimes du produit :

  • L’année du millésime ;
  • Le pourcentage d’alcool du millésime ;
  • L’indication si le vin est primeur ;
  • La mention complémentaire (information sur les lignes produit des factures) ;
  • Le résumé descriptif du millésime ;
  • La description détaillée du millésime ;
  • La fiche de produit par millésime.

La variante pour différencier les types de contenants et les types de conditionnement par millésime :

  • La référence de l’unité de gestion de stock (SKU) ;
  • Le code barre du produit à imprimer sur la bouteille ;
  • Le type de conditionnement indiqué pour le produit ;
  • Le type de contenant de la variante (bouteille, demi bouteille, magnum etc.) ;
  • La nomenclature NC8, qui est indispensable pour les déclarations d’échange de biens ;
  • Le code vinicole interprofessionnel ;
  • Le poids net du liquide sans la bouteille ;
  • Le tare, ou poids total de la bouteille + l’étiquette ;
  • L’unité de vente tel qu’il est vendu au consommateur : à l’unité, par pack, etc. ;
  • Les références CSPC et TTB selon les pays.
Fiche d’information de produit baqio
Edition de la fiche d’information d’un produit

La tarification des produits

Sur le menu des tarifs, on indique les prix de chaque produit selon les quantités et les grilles tarifaires. 

Le paramétrage des grilles tarifaires propose de :

  • Définir les grilles tarifaires ;
  • Gérer les grilles tarifaires à afficher sur la page des tarifs ;
  • Gérer les quantités de produits proposés sur chaque grille tarifaire.

On retrouve également la création de tarifs par produit qui permet d’indiquer :

  • Les coûts de revient ;
  • Les prix de vente ;
  • L’inclusion d’une livraison gratuite dans le tarif : avec ou sans ;
  • Le prix de vente hors-taxe par unité ;
Grille tarifaire baqio
Grille tarifaire

Les stocks de produits

On y retrouve la liste des produits catalogués sur Baqio. Les produits en stock peuvent être déclinés comme ci-dessous :

  • Vrac : produits qui ne sont pas encore passés à la mise en bouteille ;
  • Total : le stock total des bouteilles de vins ;
  • Disponible : le total de bouteilles de vin qui peuvent être mis en vente ;
  • Réservé : le nombre de bouteilles réservées par les clients ;
  • Capsulé : le nombre de bouteilles capsulées ;
  • Habillé : le nombre de bouteilles habillées.

Il suffit de cliquer sur le nom d’un produit pour accéder aux informations supplémentaires sur son stock. On retrouve dans ces informations :

  • La quantité de stock du produit par contenant ;
  • Le conditionnement du produit ;
  • L’habillage du produit ;
  • L’entrepôt dans lequel le produit est entreposé ;
  • Les commandes du produit :
  • Le stock du produit.
Liste des stocks de produit baqio
Liste des stocks de produit

Fonctionnalités de Baqio

Baqio propose des fonctionnalités nécessaires à chacun des processus de gestion des entreprises de viticulture, de brasserie et de production d’alcool. Dans cette revue, nous verrons en détails chacune les fonctionnalités dans l’ordre suivant :

  • Gestion des produits ;
  • Gestion des grilles tarifaires ;
  • Gestion des stocks ;
  • Gestion des clients ;
  • Gestion des commandes ;
  • Déclarations douanes ;
  • Gestion des représentants ;
  • Comptabilité :
  • Statistiques ;
  • API.

Gestion des produits

Le catalogue des produits est conçu pour gérer les spécificités et groupes de déclinaison des vins et boissons spiritueuses. Les produits peuvent être déclinés en millésimes, selon l’année de production et/ou par variante du format de bouteille.

Formats de bouteille de vin baqio
Formats de bouteille de vin 

Chaque produit aura une fiche détaillée sur laquelle on renseigne :

  • Le nom du produit, affiché sur les factures et bons de livraison ;
  • La nomenclature douanière (document officiel indiquant la catégorie de marchandise) ;
  • Le code d’article international (GTIN) ;
  • Le degré d’alcool du produit ;
  • Les cépages ;
  • La vinification (transformation du jus de raisin en vin) ;
  • L’élevage (fermentation alcoolique et/ou malolactique jusqu’à la mise en bouteille) ;
  • La température de service (température à laquelle le vin doit être servi).

Mis à part les vins et boissons spiritueuses, Baqio permet également de gérer des familles personnalisées de produits, et d’indiquer si ce sont des produits physiques ou des services prestataires. Autrement dit, vous pourrez créer des familles d’articles pour vos accessoires : tire-bouchons, verres à vins, coffrets sommeliers, etc. ; ou pour vos prestations : visite oenotouristique, chambre d’hôte, dégustation, etc.

Baqio permet également de spécifier l’habillage de chaque produit selon les catégories de produits, les catégories de clients, ou selon la demande du client. L’habillage spécifié sera ensuite enregistré sur le bon de préparation des commandes. 

Gestion des grilles tarifaires

Baqio permet de définir une grille tarifaire personnalisée pour chaque client et catégorie de client : particuliers, cafés, hôtels, restaurants, distributeurs, exportateurs, etc. Sur chaque grille tarifaire, on peut ensuite mettre en place les prix selon les types de clients, en définissant :

  • Le calcul du prix en HT ou en TTC ;
  • La dégressivité selon la quantité demandée ;
  • Les franco de port ;
  • Les tarifs négociés au préalable (prix marchés).

Gestion des stocks

Baqio donne un suivi global du stock disponible dans les entrepôts à toutes les étapes de fabrication. Ainsi, on connaîtra le stock global, et les quantités des stocks à chaque étape de fabrication (vrac, mise en bouteille, habillage etc.).

Gestion des clients

Baqio facilite la gestion des clients grâce à des fiches détaillées sur lesquelles sont indiquées :

  • La catégorie du client ;
  • La grille tarifaire du client ;
  • Les informations de facturation et de livraison du client ;
  • Les contacts du client (adresse email, numéro de téléphone, fax, etc.).

On peut également renseigner les tarifs de certains produits négociés au préalable (prix marchés) avec un client pour que celui-ci soit automatiquement pris en compte à chaque nouvelle commande. De la même manière, une allocation de réservation peut être renseignée sur la fiche client pour que les produits réservés soient automatiquement déduits du stock.

Le CRM de Baqio enregistre toutes les interactions avec chaque client (compte rendu de rendez-vous, appel téléphonique, commandes, etc.) pour générer un historique des échanges. L’outil de recherche multicritères facilitera ensuite l’accessibilité de vos collaborateurs aux informations client.

Gestion des commandes

Baqio permet de gérer les commandes clients à toutes les étapes, de la création des devis (ou facture proforma) à l’envoi des factures (par email ou par courrier). Les tarifs sont automatiquement calculés en fonction de la grille tarifaire et de la quantité commandée.

Un montant ou un pourcentage de remise peuvent également être ajoutés sur chaque commande.

Gestion des expéditions

Baqio offre un suivi en temps-réel l’état de préparation de chaque commande. À chaque validation de commande, il lance automatiquement le colisage des produits (paramétrable selon les besoins). Après le colisage, Baqio permet de créer une palettisation, en organisant les colis qui seront placés sur chaque palette pour en assurer la sécurité, tout en facilitant leur transport.

Palettisation baqio
Palettisation correcte pour assurer la sécurité des colis

Les tarifs d’expédition peuvent être paramétrés pour chaque transporteur, en fonction des quantités de la commande et des zones de livraison. 

Une commande validée peut directement être transformée en expédition. Les expéditions pourront ensuite être utilisées pour générer des commandes fournisseurs.

Déclarations Douanes

En analysant les stocks en début et fin de mois, Baqio permet d’éditer les documents de la DRM (déclarations récapitulatives mensuelles) pour déclarer aux douanes les quantités entrantes et sortantes de vins.

Baqio peut également générer un document DEB (déclaration d’échange de biens) automatiquement, en analysant en globalité les échanges de marchandises au sein d’une communauté. Les documents sont générés au format DTI+ qui est compatible sur le site de Prodouane, où toutes les entreprises de l’Union Européenne doivent mensuellement réaliser leurs DEB. 

Pour l’exportation de marchandise, il permet également d’éditer les documents simplifiés d’accompagnement (DSA), pour que les marchandises puissent circuler en statut « accises acquittées ».

Gestion des représentants commerciaux

Baqio permet d’assigner un représentant commercial à un client de façon à ce que chaque commande du client lui soit automatiquement attribuée. Les taux de commissionnement de chaque représentant peuvent être paramétrés selon les clients ou les produits pour qu’ils soient automatiquement calculés à la création de commandes. 

On peut également paramétrer l’intervalle à laquelle les relevés de commissions doivent être calculés, puis définir si le commissionnement doit se faire à la création des commandes ou à la facturation des commandes.

Comptabilité

Baqio permet de paramétrer les comptes de paiement à utiliser selon les produits, les familles de produits, ou même selon les moyens de paiement préférés. Les documents comptables sont ensuite personnalisés (l’ordre des colonnes utilisées, le format de la date, le type de fichier), puis exportés pour les utiliser exploiter sur un logiciel de comptabilité compatible :

  • EBP : éditeur français de logiciel de gestion depuis 1984 ;
  • Cegid : compagnie européenne de gestion par l’informatique décentralisée ;
  • Isacompta : logiciel spécialisé pour la comptabilité agricole ;
  • Quadratus : logiciel versatile pour la gestion d’entreprise dans tous les secteurs d’activité ;
  • Sage : troisième éditeur européen de progiciel de gestion.

Statistiques

Baqio analyse les chiffres d’affaires, le palmarès de vente par produit, le palmarès des clients, le nombre de bouteilles etc. pour générer des statistiques avancées. On retrouve ces statistiques :

  • Sur les indicateurs clés (KPI) du tableau de bord ;
  • Sur chaque fiche client (dans l’onglet statistique) ;
  • Dans le menu des rapports.

API

Baqio peut être intégré à d’autres logiciels pour automatiser les communications inter-logiciels. 

Grâce à l’API Rest, les données enregistrées sur Baqio (produits, clients, prix, commandes etc.) peuvent être accédées depuis d’autres logiciels. Des commandes clients pourront également être lancées directement depuis les autres logiciels.

Baqio peut également intégrer des webhooks paramétrés pour générer des notifications en temps réel des actions effectuées sur un autre logiciel depuis Baqio, ou l’inverse.

Points forts de Baqio

Baqio propose des modules complémentaires pour ceux qui souhaitent agrandir leurs entreprises viticoles.

Point de vente

Ce module ajoute des fonctionnalités pour la vente aux comptoirs et salons en conformité à la loi 2018 sur chacune des caisses. Il permet de personnaliser les valeurs par défaut pour la prise en commande et de sélectionner les produits à proposer dans chaque point de vente. Les points de ventes peuvent être associés à un entrepôt spécifique.

Site E-commerce

Ce module consacré à la gestion de site web s’ajoute à la gestion commerciale pour effectuer des ventes en ligne. Il permet d’afficher la disponibilité des stocks en temps réel et d’effectuer des paiements directement sur le site web.

Négoce

Ce module sert à la gestion des fournisseurs et des prix d’achats fournisseurs. Il permet également de créer des bons de commande fournisseurs à partir d’un document de vente.

Multi-société

Ce module permet de gérer plusieurs sociétés depuis le même identifiant d’utilisateur. Autrement dit, un entrepreneur pourra bénéficier d’une interface Baqio sur des onglets différents pour chacune de ses entreprises.

Identifiant supplémentaire

Baqio propose l’ajout d’identifiants pour la gestion de l’habilitation, c’est-à-dire protéger l’accès aux ressources du système d’information, et permettre de retracer où et à quoi chaque utilisateur a été habilité. Ainsi, les entreprises pourront donner l’accès sur la plateforme à plusieurs gérants avec chacun leurs propres sessions d’utilisateur.

Ressources d’aide

Pour aider les utilisateurs à l’apprentissage du logiciel en cas de besoin, Baqio propose plusieurs ressources d’aide :

  • Des formation vidéo thématiques ;
  • De la documentation pour l’utilisation de chaque catégorie de fonctionnalité ;
  • Un service de support ;
  • Un blog.

Notre Avis sur Baqio

Baqio est l’un des premiers logiciels de gestion commerciale qui se spécialise dans le domaine viticole. Il contient toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer la gestion des stocks, de la production du vin jusqu’à la mise en vente.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Table des matières