Apicbase, la solution pour la gestion de stock des restaurants

Logo de Apicbase

Apicbase est le logiciel n°1 recommandé pour la gestion de stock des professionnels de l’industrie HoReCa (hôtellerie, restauration, et cafés).

Il compte actuellement plus de 1000 points de vente dans plus de 20 pays.

Infos Rapides sur Apicbase

Voici un tableau synoptique des informations rapides sur Apicbase que nous verrons en détail par la suite.

CatégoriesInformations
PrixA partir de $149 par mois
Note client4,7 / 5 sur getapp.fr
Plateformes disponiblesSaaS, Cloud
Fonctions principalesGestion de production, d’achat, de gestion de stock

Prix

Le prix du logiciel commence à $149 par mois et augmente selon le nombre de modules sélectionnés. Par contre, plus grand sera le nombre de branches de l’entreprise, le plus bas sera le prix par unité connecté.

Avis clients

Apicbase compte parmi ses utilisateurs des chefs culinaires et directeurs de restauration du monde entier.

Le chef cuisinier de la chaîne Penta Hotels recommande à 200% Apicbase en raison de l’énorme gain de temps que cela lui procure.

John King Penta Hôtels Apicbase
John King, chef cuisinier chez Penta Hotels
Penta Hôtels logo Apicbase
Logo de Penta Hôtels

Le directeur de l’excellence culinaire du groupe Zannier Hôtels, spécialisé dans l’hôtellerie, la gastronomie et la viticulture de luxe, affirme que Apicbase lui a permis de gagner du temps libre grâce à une gestion plus efficace. Il a ajouté que son équipe savait toujours quoi faire même en son absence.

Julien Burlat Zannier Hôtels Apicbase
Julien Burlat, directeur de l’excellence culinaire chez Zannier Hôtels
Logo de Zannier Hôtels

Plateformes disponibles

Apicbase est actuellement disponible sur le cloud en mode SaaS, c’est-à-dire accessible via un navigateur web.

Fonctions principales

Apicbase est un logiciel de gestion composé de 7 modules :

  • Développement de produits ;
  • Approvisionnement ;
  • Inventaire ;
  • Analyse des ventes ;
  • Tâches et planification HACCP ;
  • Planification de la production ;
  • Formation.

Prise en main de Apicbase

Détaillons la prise en main du logiciel.

Tableau de bord

Dans cet affichage général aéré, on retrouve chacune des fonctionnalités regroupées dans la barre du haut, et juste au-dessous, le tableau de bord et ses indicateurs de performances clés (KPI).

Les fonctionnalités sont regroupées dans l’ordre suivant :

  • Produits ;
  • Approvisionnement ;
  • Inventaire ;
  • Analyses ;
  • Planning ;
  • Médias.

Dans le tableau de bord, on retrouve les indicateurs clés :

  • Coût de revient ;
  • Introspection des commandes ;
  • Introspection de l’inventaire ;
  • Valeur de l’inventaire par établissement ;
  • Valeur des commandes mensuelles par établissement.
Tableau de bord de Apicbase
Tableau de bord de Apicbase

Développement de produits

La rubrique Développement de produits permet de créer une recette détaillée pour faciliter l’estimation des coûts et la classification. On y retrouve 8 onglets :

  • Recette, pour les informations générales (type de produit, portion par personne, code de stockage, etc.), la catégorisation (type de cuisine, typ de plat, saison du plat, etc.), et les détails du dossier (date de création, créateur de la recette, dernière date de modification, etc.) ;
  • Inventaire, pour sélectionner les ingrédients de la recette ; 
  • Emballage et prix, pour indiquer le type d’emballage et le prix du produit ;
  • Portioning, où on définit la quantité pour un certain nombre de personne ;
  • Allergènes et nutrition, où on mentionne les allergènes ainsi que les valeurs nutritives à prendre en compte ;
  • Temps de production, le temps de préparation de la recette ;
  • Finances ;
  • Points de vente, pour indiquer dans quels établissement la recette doit être servie ;
  • Images, pour les photos du plat.
Développement de produits Apicbase
Rubrique Développement de produits

Approvisionnement

Dans cette rubrique, on retrouve la liste des commandes fournisseurs et leurs détails affichés en colonnes :

  • La Description, ou le nom du fournisseur ;
  • Par qui la commande a été lancée ;
  • Le statut de la commande (en cours, commandé, livré) ;
  • Le prix total de la commande donné par le fournisseur ;
  • Le numéro de facture de la commande ;
  • Bouton d’action ; réclamer (pour les commandes en retard), recevoir (pour les commandes lancées), et match inventory (pour synchroniser le stock).
commandes fournisseurs Apicbase
Rubrique des commandes fournisseurs

Inventaire

Dans cette rubrique on retrouve la liste des stocks, l’outil de recherche filtrée, et des indicateurs clés pour avoir une vue globale de vos stocks.

Les indicateurs clés (KPI) donnent un aperçu de :

  • La valeur globale du stock ;
  • La quantité de stock positif ;
  • La quantité de stock négatif ;
  • La quantité en dessous du stock minimum ;
  • La quantité en dessous du niveau de stock.

Les informations de chaque produit sont détaillées en 7 colonnes :

  • Nom du produit ;
  • Taille de l’emballage ;
  • Valeur du stock ;
  • Niveau du stock ;
  • Stock Minimum ;
  • Quantité du stock ;
  • Actions : historique du stock.

L’outil de recherche permet de filtrer par :

  • Produit ayant un stock négatif ;
  • Produit au dessous du niveau de stock ;
  • Produit utilisé dans une recette ;
  • Créateur de la recette.
gestion des stocks Apicbase
Rubrique de gestion des stocks

Tâches

Dans cette rubrique, on retrouve la liste des tâches enregistrées sous formes de cartes avec les informations :

  • Statut de la tâche ;
  • Personne affectée à la tâche ;
  • Description de la tâche ;
  • Type de tâche ;
  • Date et heure d’échéance ;
  • Point critique de contrôle.
Gestionnaire de tâches Apicbase
Gestionnaire de tâches

Fonctionnalités de Apicbase

Développement de produits

Product Development ou développement de produit permet de créer une recette de cuisine qui peut être mise à jour à tout moment, puis d’en calculer le coût. Après la création d’une recette, Apic Base calcule automatiquement le prix de production de chaque plat basé sur le coût des ingrédients de chaque recette ainsi que sa performance de ventes.

On y retrouve :

  • La base de donnée des ingrédients, recettes et menus ;
  • Le contrôle des marges ;
  • La vérification des allergènes et nutritions.

Gestion de commandes fournisseurs

Pour la gestion d’approvisionnement, Apicbase permet de passer en revue les tendances de commandes en se basant sur les ventes et l’état des approvisionnements. Apicbase permet de générer une liste des commandes soit manuellement, soit en utilisant les suggestions automatiques de commandes. 

On y retrouve également un historique des commandes pour faciliter le repérage d’irrégularités.

  • Les listes des commandes fournisseurs ;
  • Suggestions de commandes ;
  • Historique des commandes pour le repérage d’irrégularités ;
  • Bons de commande pour vérification des livraisons ;
  • Minimisation du gaspillage ;
  • Vision globale sur l’approvisionnement ;
  • Rapports de performance ;
  • Factures fournisseurs.

Gestion des stocks

Cette fonctionnalité permet de rester connecté en temps réel avec votre point de vente de façon à obtenir un rapport global de vos stocks ainsi que des mises à jour en direct sur la valeur et l’état du stock. Cela vous permettra également de savoir à quel moment effectuer des commandes fournisseurs.

Dans cet outil on retrouve :

  • Gestion des stocks ;
  • Inventaire numérisé ;
  • Intégration des stocks au points de vente ;
  • Calcul du gaspillage ;
  • Rapports d’écart entre stock réel et stock théorique ;
  • Gestion point de vente multiple sur un tableau de bord.

Analyse des ventes

L’analyse des ventes est un tableau de bord conçu pour la rentabilisation des menus d’un restaurant. À l’aide de données de ventes de vos menus, Apicbase vous donne un aperçu en temps réel de vos chiffres d’affaires et de vos recettes les plus rentables et appréciées par les clients.

Tâches et planification HACCP

Apicbase crée, organise et assigne les tâches puis en fait un rapport automatique, afin que chaque employé soit en permanence informé de ce qu’ils doivent faire, et quand ils doivent le faire.

Il permet également de maintenir la conformité au Hazard Analysis Critical Control Point, ou HACCP qui s’adresse aux mesures de sécurité alimentaire. 

Ainsi, Apicbase assure la vérification de la température, de la date limite de consommation, des valeurs nutritionnelles de chaque produit, Les rapports HACCP seront automatiquement historisés et enregistrés dans votre base de donnée, améliorant ainsi la traçabilité dans la recherche de non conformités.

Planification de la production

Apicbase rend la production fiable et reproductible grâce à :

  • Planification de la production, avec plans de préparation des plats automatisés ;
  • Gestion du rendement, avec une liste des tâches ;
  • Organisation de la mise en place, pour définir les portions et quantités de préparation.

Il permet également la gestion des menus culinaires grâce à :

  • Création intuitive des menus ;
  • Calculateur des coûts du menu ;
  • Coût de réalisation de la recette ;
  • Calcul des marges de profits.

Formation

Apicbase optimise la communication avec le personnel leur permettant de proposer un service de qualité à chaque client dès le premier jour. 

On y retrouve un outil de création de vidéo pour présenter la réalisation d’une recette étape par étape, afin que vos employés puissent rapidement apprendre comment les reproduire.

Une photo culinaire permet aux employés de savoir à quelle place dans l’assiette placer chaque ingrédient. Apicbase vous permettra d’appliquer une étiquette pour chaque ingrédient de la photo.

Apic studio est une assistant de création de photos et vidéos pour la formation des employés, le contenu pour les réseaux sociaux et pour impressionner vos clients :

  • Gestionnaire de photos culinaires ;
  • Formation des équipes de cuisine.
Etiquette photo culinaire Apicbase
Ajout d’une étiquette sur une photo culinaire

Intégrations de Apicbase

Apicbase s’intègre à des logiciels et entreprises tiers pour optimiser la gestion de votre entreprise.

Les logiciels de caisse :

  • Lightspeed : logiciel de caisse pour les restaurants ;
  • UnTill : gestion de point de vente pour le secteur hôtelier ;
  • Trivec : gestion de bars et restaurants ;
  • Mplus KASSA : système de caisse et point de vente ;
  • Micros : logiciel point de vente de Oracle ERP ;
  • Deliverect : logiciel de gestion de restaurant multicanal ;
  • Vectron : logiciel de caisse pour la restauration ;
  • Revel : logiciel point de vente pour IPad ;
  • Countler logiciel de caisse sur le cloud ;
  • Square : système de point de vente personnalisable ;
  • Eposnow : logiciel POS pour la vente au détail et l’hôtellerie.

Les fournisseurs alimentaires :

  • Bidfood NL : marketplace pour professionnels HORECA ;
  • Metro : grossiste alimentaire ;
  • Sligro : vente de produits alimentaires en gros ;
  • VHC Jongens BV : grossiste de livraison néerlandais ;
  • Hanos : grossiste en restauration internationale ;
  • Bidfood BE : foodservice en Belgique.

Les logiciels de comptabilité :

  • Sage : ERP de 3 millions de clients ;
  • Exact Online : gestion comptable des stocks en ligne, lire notre fiche à détailer ;
  • Afas : éditeur néerlandais de logiciels de gestion ;
  • Quickbooks : N°1 mondial de la comptabilité en ligne ;
  • Xero : comptabilité en ligne pour les petites entreprises ;
  • Exact Globe : gestion comptable de stocks on-premise ; 
  • Yuki : comptabilité sur le cloud pour les comptables et les entreprises ;

Les services d’organisations de régulation alimentaire :

  • USDA (United States Department of Agriculture) : le département de l’agriculture des États-Unis ;
  • Public Health England : le département de la santé publique au Royaume-Uni ;
  • PS in Foodservice : fournisseur d’information sur les produits alimentaires pour les chaînes de restauration.

Les logiciels de planification du personnel :

  • Strobbo : logicield de planification dévelopé par Protime, spécialiste de la gestion des temps et de la planificaiton du personnel ;
  • Online Wrekrooster : solution all-in-one de gestion du personnel ;
  • Book’U : plate-forme web automatisée pour la planification du personnel ;
  • Indii : logiciel en ligne pour la gestion des horaires ;
  • Forganiser : outil intelligent de planification en ligne ;
  • Planday : planification, gestion des ressources humaines et pointeuse en ligne.

Points forts de Apicbase

Parmis les avantages de Apicbase, on retrouve :

  • Gestion automatisée des stocks ;
  • Planification de la production ;
  • Prévisions ;
  • Base de donnée des recettes, ingrédients, et menus culinaires ;
  • Rapport des allergènes ;
  • Contrôle HACCP.

À qui Apicbase convient-il ?

Apicbase convient à toutes les entreprises du domaine HoReCa qui souhaitent automatiser leurs processus, comme :

  • Les chaînes de restauration rapide ;
  • Les traiteurs pour entreprises ; 
  • Les restaurants à service complet ; 
  • Les chaînes de restaurants ;
  • Les hôtels ;
  • Les dark kitchens (ou restaurants virtuels uniquement accessibles via une plateforme en ligne).

Ressources d’aide de Apicbase

On retrouve sur support.apicbase.com les ressources d’aide :

  • Un guide pour le démarrage avec Apicbase ;
  • Guide des Paramètres ;
  • Guide du Développement de produits ;
  • Guide de l’Approvisionnement ;
  • Guide de l’Inventaire ;
  • Guide de l’Analyse de ventes ;
  • Guide du Planning ;
  • Guide de la Gestion des photos et de médias ;
  • Guid de l’APIC Studio ;
  • Informations commerciales sur Apicbase ;
  • FAQ ;
  • Blog.

Notre avis sur Apicbase

Apicbase est le meilleur logiciel de son genre pour la gestion des restaurants, hôtels et cafés. Il recouvre les processus essentiels de la restauration comme la gestion des recettes, de l’inventaire, des commandes fournisseurs, des employés, et des coûts. Il assure la continuité de votre entreprise et des bénéfices en matière d’amélioration et de réalisation, pour des résultats plus que satisfaisants.

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